Работаем с документами

Документ = файл.

Трудно искать (только по названию файла и папке), нет истории работы с документом, множество копий непонятной актуальности, негибкие права доступа.

Документ = карточка + файл

Поиск по свойствам и содержанию, вся история работы хранится вместе с документом, один экземпляр для всех, гибкие средства разделения доступа.

Даём поручение

Устно или в почте. Иногда сотрудники и руководство забывают о поручениях. Зачастую результаты исполнения хранятся где-то (или не хранятся совсем). Всё становится ещё хуже в случае составных поручений

Отправляем поручение с помощью СЭД. Там же исполнитель сохраняет отчёт или результаты исполнения. История исполнения поручения хранится в СЭД. Составные поручения автоматически переходят от одного исполнителя к другому

Согласуем документы

На бумаге: ходим предприятию по бумажками, ищем ответственных сотрудников, ждём их действий

или в почте: рассылаем письма, напоминаем о необходимости согласовать, ищем согласования в почте. Через год практически невозможно найти историю согласования.

Согласования выполняем в СЭД. Список согласующих и результаты согласования отображаются в одной карточке. Забывчивым согласующим СЭД отправляет напоминание. История согласований хранится в СЭД